Sie sind bei Starbucks in der Schlange. Du bist der erste, der zu einem Meeting kommt. Du wachst gerade auf.
Was haben all diese Situationen gemeinsam?
Sie überprüfen auch Ihre E-Mails - und stöhnen über den Gedanken, alles durchgehen zu müssen.
Wer verbringt nicht einen Großteil seiner Zeit außerhalb des Schreibtisches mit der Verwaltung von E-Mails über ein Telefon? Es ist unmöglich, davon wegzukommen. Anstatt sich jedoch von dieser kleinen Benachrichtigungsnummer (die immer höher wird) belasten zu lassen, können Sie einfach die Art und Weise ändern, wie Sie damit umgehen.
Hier sind vier Methoden, die ich gelernt habe, um ein bisschen vernünftiger zu bleiben.
1. Lassen Sie Ihr Telefon Nachrichten für Sie lesen
Verwenden Sie Talkler, um den Weg zur und von der Arbeit voll auszunutzen. Es ist eine App, die Ihnen Ihre E-Mails vorliest. Und es hört nicht nur dort auf, es ermöglicht Ihnen auch, sie zu löschen, während Sie gehen oder mit Aufzeichnungen zu antworten. Sie können also beide Hände am Lenkrad halten (oder die U-Bahn-Stange halten) und auf dem Weg zum Büro trotzdem produktiv sein. Und eine gute Nachricht: Es funktioniert auf Exchange-Plattformen sowie auf den meisten E-Mail-Anbietern von Unternehmen.
2. Lesen und handeln Sie sofort
Stellen Sie sich vor: Sie stehen in der Schlange und warten auf Kaffee. Sie werfen einen Blick auf Ihre E-Mail, aber bevor Sie mit dem Lesen fertig sind, sind Sie an der Reihe, zu bestellen. Dann schauen Sie noch einmal, während Sie darauf warten, es aufzuheben - jedes Mal, wenn Sie dieselben Wörter erneut lesen. Aber Sie haben natürlich keine Zeit, um zu antworten, und überprüfen dieselbe E-Mail, wenn Sie in Ihr Büro zurückkehren.
Das erneute Lesen von E-Mails spart Ihnen keine Zeit. Stattdessen verschiebe ich Nachrichten, für die Antworten erforderlich sind, in einen Ordner mit der Bezeichnung "E-Mail-Aufgaben". Wenn die erforderliche Aktion von einer anderen Person in Ihrem Team ausgeführt werden muss, leite ich die Nachricht sofort an diese weiter. Und wenn die Nachricht keine Aktion erfordert, lösche ich sie sofort oder archiviere sie. Wenn Sie keine Zeit für die oben genannten Schritte haben, legen Sie Ihr Telefon vorerst beiseite.
3. Richten Sie Filter ein
Sie müssen nicht nur alles selbst ablegen, sondern auch ein System einrichten, das Ihre Nachrichten automatisch in bestimmte Ordner filtert. (Wenn Sie Hilfe benötigen, sehen Sie sich dies oder das an.) Es gibt keinen Grund für Sie, unternehmensweite E-Mails manuell aus dringenden Notizen herauszusortieren, wenn Ihr Telefon bereit ist, sich wie Ihr persönlicher Assistent zu verhalten. Ich empfehle Ihnen zwar, dies im Allgemeinen zu tun, aber es macht wirklich einen großen Unterschied auf Ihrem Telefon, da Sie versuchen, eingehende E-Mails wirklich zu minimieren.
4. Erstellen Sie eine dedizierte E-Mail-Signatur
Ihre mobile E-Mail-Signatur kann sowohl ein Gatekeeper als auch ein Sündenbock sein. Wenn Sie klarstellen, dass Sie ein Telefon verwenden, werden die Erwartungen der anderen Person erfüllt. Es warnt sie, dass Tippfehler wahrscheinlich automatisch korrigiert werden und dass Sie keinen Anhang senden können, der sich auf Ihrem Desktop befindet.
Dies ist keine Entschuldigung für die Eingabe von "ur" oder "me 2", sondern eine Erklärung, falls Sie einen kleinen Fehler machen. Sie können mit der Grundeinstellung gehen: „Bitte entschuldigen Sie etwaige Tippfehler. Dies ist eine schnelle mobile Antwort. “Oder noch prägnanter:„ Von meinem Telefon gesendet. “
Auch wenn Sie gerade erst mit einer dieser Methoden beginnen, werden Sie eine sofortige Verbesserung Ihrer Reaktion auf eingehende E-Mails feststellen. Anstatt sich gestresst zu fühlen, wenn etwas anderes in Ihren Posteingang kommt, können Sie plötzlich wie gewohnt weitermachen, da Sie wissen, dass ein starkes System vorhanden ist.
