So sichern Sie Microsoft Office-Dateien

Abhängig von der verwendeten Version von Microsoft Office kann es eine Vielzahl von Anwendungen enthalten. Das Basisangebot enthält normalerweise Word, Excel, PowerPoint und Outlook. PowerPoint scheint keine inhärente Sicherheit zu bieten, aber Word, Excel und Outlook bieten alle eine gewisse Verschlüsselungsstufe.

Word-Dokumente sichern

Für Microsoft Word-Dokumente (Word 2000 und höher) können Sie beim Speichern einer Datei eine höhere Sicherheitsstufe wählen. Anstatt einfach auf "Speichern" zu klicken, klicken Sie auf Datei, dann Speichern als und folge diesen Schritten:

1. Klicke auf Werkzeuge in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds zum Speichern von Dateien
2. Klicke auf Sicherheitsoptionen
3. Das Feld Sicherheitsoptionen bietet verschiedene Optionen:
   • In das Feld neben können Sie ein Passwort eingeben Passwort zum Öffnen wenn Sie möchten, dass die Datei ohne das Passwort vollständig unzugänglich ist
   • In Word 2002 und 2003 können Sie auf klicken Erweitert neben dem Kennwortfeld, um eine höhere Verschlüsselungsstufe zu wählen, in die es noch schwieriger ist, die Verschlüsselung zu durchbrechen
   • In das Feld neben können Sie ein Passwort eingeben Passwort zum Ändern Wenn andere Benutzer die Datei öffnen möchten, möchten Sie jedoch einschränken, wer Änderungen an der Datei vornehmen darf
4. Im unteren Bereich des Felds Sicherheitsoptionen finden Sie außerdem einige Optionen zum Schutz der Privatsphäre des Dokuments:
   • Entfernen Sie persönliche Daten aus den Dateieigenschaften beim Speichern
   • Vor dem Drucken, Speichern oder Senden einer Datei warnen, die nachverfolgte Änderungen oder Kommentare enthält
   • Speichern Sie die Zufallszahl, um die Zusammenführungsgenauigkeit zu verbessern
   • Verdeckte Markierungen beim Öffnen oder Speichern sichtbar machen
5. KlickenOK um das Feld Sicherheitsoptionen zu schließen
6. Wählen Sie einen Namen für Ihre Datei und klicken Sie auf sparen

Sichern von Excel-Dateien

Excel bietet eine sehr ähnliche Schutzart wie Microsoft Word. Klicken Sie einfach auf Datei, Speichern als und folge diesen Schritten:

1. Klicke auf Werkzeuge in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds zum Speichern von Dateien
2. Klicke auf Allgemeine Optionen
3. In das Feld neben können Sie ein Passwort eingeben Passwort zum Öffnen wenn Sie möchten, dass die Datei ohne das Passwort vollständig unzugänglich ist
   • Sie können auf klicken Erweitert neben dem Kennwortfeld, um eine höhere Verschlüsselungsstufe zu wählen, in die es noch schwieriger ist, die Verschlüsselung zu durchbrechen
4. In das Feld neben können Sie ein Passwort eingeben Passwort zum Ändern Wenn andere Benutzer die Datei öffnen möchten, möchten Sie jedoch einschränken, wer Änderungen an der Datei vornehmen darf
5. KlickenOK um das Feld Allgemeine Optionen zu schließen
6. Wählen Sie einen Namen für Ihre Datei und klicken Sie auf sparen

Sichern von Outlook-PST-Dateien

Die eigentliche digitale Signatur und Verschlüsselung eingehender oder ausgehender E-Mail-Nachrichten und ihrer Dateianhänge ist ein ganz anderes Thema, das noch einmal erläutert wird. Wenn Sie jedoch Daten aus Ihren Microsoft Outlook-Ordnern in eine PST-Datei exportieren, können Sie Schutz hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Daten für andere nicht zugänglich sind. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Klicke auf Datei
2. Wählen Import und Export
3. Wählen In eine Datei exportieren und klicken Sie auf Nächster
4. Wählen Persönliche Ordnerdatei (.pst) und klicken Sie auf Nächster
5. Wählen Sie den oder die Ordner, die Sie exportieren möchten (und wählen Sie das Kästchen aus) Inklusive Unterordner Wenn Sie möchten) und klicken Sie dann auf Nächster
6. Wählen Sie einen Ausgabepfad und einen Dateinamen und wählen Sie eine der Optionen für Ihre Exportdatei. Klicken Sie dann auf Fertig
   • Ersetzen Sie Duplikate durch exportierte Elemente
   • Erlaube die Erstellung doppelter Elemente
   • Exportieren Sie keine doppelten Elemente
7. Unter VerschlüsselungseinstellungWählen Sie eine der folgenden Optionen
   • Keine Verschlüsselung
   • Komprimierbare Verschlüsselung
   • Hohe Verschlüsselung
8. Geben Sie unten im Bildschirm ein Kennwort ein, das zum Öffnen der verschlüsselten PST-Datei verwendet werden soll (Sie müssen dasselbe Kennwort in beide Felder eingeben, um sicherzustellen, dass Sie das Kennwort wie beabsichtigt geschrieben haben. Andernfalls können Sie das eigene Kennwort nicht öffnen Datei)
   • Wählen Sie aus, ob Sie auch möchten Speichern Sie dieses Passwort in Ihrer Passwortliste
9. Klicken OK um den Dateiexport abzuschließen

(Bearbeitet von Andy O'Donnell)