Wenn Sie aufgefordert werden, ein Empfehlungsschreiben zu schreiben, sollten Sie geschmeichelt und hoffentlich aufgeregt sein, Ihrem Kollegen oder alten Kollegen zu helfen. Dieses Szenario kann jedoch auch nervenaufreibend sein - schließlich helfen Sie bei der Entscheidung über die Zukunft eines Menschen! Wie kannst du all ihre großartigen Eigenschaften auf eine winzige Seite bringen? Was ist, wenn Sie nicht das Richtige sagen?
Pause und Luft holen. Das Schreiben eines Briefes ist kein Hexenwerk, besonders wenn Sie der Person, die Sie empfehlen, positiv gegenüberstehen. Ich habe zu meiner Zeit viele Empfehlungsschreiben geschrieben, sogar Ghostwriting für CEOs vieler verschiedener Unternehmen (ja, Führungskräfte delegieren diese Aufgabe), und dabei habe ich ein paar Dinge gelernt, die den Prozess vereinfachen. Befolgen Sie diese Schritte, um einen Brief zu schreiben, der Ihrem Kollegen hilft, eingestellt zu werden.
1. Machen Sie Ihre Hintergrundrecherche
Empfehlungsschreiben können aus einer ganzen Reihe von Gründen angefordert werden: Bewerbung, Nominierung, Aufnahme in eine Schule oder ein Gremium und vieles mehr. Selbst wenn Sie alles wissen, was Sie über die aktuelle Situation, die Arbeitsmoral und die bisherigen Erfolge des Bewerbers wissen müssen, verfügen Sie dennoch nicht über alle Informationen, die Sie benötigen. Finden Sie heraus, warum die empfehlende Person Sie nach einem Brief fragt und wonach ihre Leser darin suchen werden.
Stellen Sie vor dem Schreiben folgende Fragen:
Diese Fragen dienen als Orientierungshilfe für den Inhalt Ihres Schreibens und stellen sicher, dass Sie den Kandidaten für den Job oder die Auszeichnung auf die bestmögliche Weise positionieren.
2. Befolgen Sie die Formel
Empfehlungsschreiben sollten drei Dinge ansprechen: Ihre Beziehung zur Kandidatin, Ihre Bewertung ihrer Arbeit und den Vergleich mit anderen, mit denen Sie in ähnlichen Positionen gearbeitet haben (auch bekannt als, warum sie auffällt). Während Sie schreiben, strukturieren Sie den Brief um diese Bereiche:
Erläutern Sie Ihre Beziehung
Erläutern Sie zunächst die Art Ihrer Arbeit mit dem Kandidaten am Anfang des Briefes. Dies kann eine einfache Aussage darüber sein, wann, wie lange und in welcher Eigenschaft Sie mit ihr zusammengearbeitet haben. Zum Beispiel: „Jane war von 2010 bis 2013 eine Kundenberaterin in meinem Unternehmen, wo sie für die Planung, Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien für fünf unserer größten Kunden verantwortlich war. Als ihr Manager habe ich miterlebt… “
Bewerten Sie den Kandidaten
Nachdem Sie Ihre Beziehung erklärt haben, steht die Bewertung der Arbeit Ihres Kollegen an erster Stelle. Dies sollte das Fleisch Ihres Briefes sein, obwohl der genaue Inhalt davon abhängt, wofür Sie sie empfehlen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass die Position, für die sie sich bewirbt, im Management liegt, möchten Sie sich vielleicht darauf konzentrieren, wie gut sie in Ihrem Team gearbeitet hat und wie gut sie es ist, eine hervorragende Führungskraft zu sein. Wenn es sich bei der Stelle, auf die sie sich bewirbt, eher um eine technische Stelle oder vielleicht um eine schriftliche Stelle handelt, sollten Sie sich darauf konzentrieren, dass sie mehrere Projekte gleichzeitig unter einen Hut bringt und gleichzeitig Ergebnisse liefert.
In jedem Fall möchten Sie erklären, was Sie in ihrer Arbeit gesehen haben, und auf konkrete Ergebnisse hinweisen, die sie hervorgebracht hat. Denken Sie daran, dass es immer besser ist, zu zeigen, nicht zu erzählen. Wenn Sie sagen, dass sie in der Lage ist, eine ausgeklügelte Marketingstrategie zu entwickeln und umzusetzen, geben Sie Dinge an, wie das gesamte Marketingbudget, das sie verwaltet hat, und die prozentuale Steigerung, die das Verkaufsteam während ihrer Amtszeit verzeichnete. Alle Zahlen oder Statistiken, auf die Sie sich beziehen können, helfen dabei, ein aussagekräftiges Bild davon zu zeichnen, was genau sie erreicht hat.
Machen Sie einen Vergleich, um den Deal zu besiegeln
Der Vergleich des Kandidaten mit anderen Personen, mit denen Sie zusammengearbeitet haben, kann eine überzeugende Empfehlung sein. Man könnte sagen, jemand ist "der effektivste Projektmanager, mit dem ich je zusammengearbeitet habe" oder "einer der drei besten Angestellten, mit denen ich je zusammengearbeitet habe". Verwenden Sie natürlich nur Aussagen, an die Sie wirklich glauben!
Dies kann auch eine Möglichkeit sein, Bedenken eines Einstellungsmanagers auszuräumen. Wenn Sie beispielsweise eine Kandidatin empfehlen, die jung ist oder nicht viel Erfahrung hat, kann die Aussage, dass sie „Reife und strategisches Denken weit über ihre Jahre und ihr Erfahrungsniveau hinaus“ zeigt, einen langen Weg gehen.
Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Geschichte oder Anekdote, um einen der oben genannten Bereiche zu demonstrieren. Es ist einfach, einen Brief durchzulesen und zu sehen, dass eine Kandidatin starke Eigenschaften hat, aber am Ende werfen Sie ihn beiseite, weil es nichts Merkwürdiges oder Greifbares gab, an das sie sich erinnern konnte. Andererseits ist es schwer, jemanden zu vergessen, der einen offensichtlichen Einfluss auf und eine echte Verbindung zu ihren ehemaligen Kollegen hat.
3. Geben Sie den letzten Schliff ein
Jetzt die Logistik: Erstens ist die Person, die Empfehlungsschreiben sammelt und liest, wahrscheinlich beschäftigt und hat viele andere Seiten zum Lesen. Um schnell die größtmögliche Wirkung zu erzielen, sollten Sie Ihren Brief kurz (nicht mehr als eine Seite) und auf den Punkt bringen. In Bezug auf den Ton möchten Sie formal und professionell sein, aber auch enthusiastisch. Eine lauwarme Empfehlung könnte genauso gut eine schlechte sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie mitteilen, wie sehr Sie den Kandidaten mögen.
Verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens und geben Sie unten Ihre Unterschrift und Kontaktinformationen an. Geben Sie ein Datum an, sprechen Sie den Empfänger mit Namen an (falls möglich) und geben Sie am Ende an, dass Sie bereit sind, den Kandidaten weiter zu besprechen, z. B. "Wenn Sie weitere Fragen haben, rufen Sie mich bitte an."
Buchstaben sind nur der Anfang der verschiedenen Arten von Empfehlungen, nach denen Sie gefragt werden, aber diese Schritte können Ihnen bei jedem Formular helfen. Ganz gleich, ob Sie telefonisch als Referenz eines ehemaligen Mitarbeiters fungieren oder einen Kollegen auf LinkedIn empfehlen, recherchieren Sie, folgen Sie dem Format und bleiben Sie begeistert. Sie (und Ihr Kollege) sollten gut gehen!
Denken Sie schließlich daran, dass eine Kollegin, die Sie um eine Empfehlung bittet, einen Einfluss auf sie hat und für immer dankbar ist, wenn Sie sie auf ihrem Weg zum Erfolg unterstützen. Das Schreiben von Briefen mag stressig erscheinen, aber es ist wirklich eine Ehre.
