Vor ein paar Wochen diskutierten meine Freundin und ich über unsere gemeinsame Abneigung gegen Meetings und sie sagte: „Ich habe einfach das Gefühl, dass wir immer wieder dasselbe Gespräch führen. Wenn sie nicht richtig gemacht werden, können sie solche Zeitbrenner sein. “
Ich konnte nicht mehr zustimmen. Wenn in früheren Jobs eine Kalendereinladung in meinem Posteingang angezeigt wurde, gab ich oft ein lautes Seufzen von sich (was in einer offenen Büroumgebung immer großartig ist). Dann würde ich viel Zeit damit verbringen, herauszufinden, wie ich es vermeiden kann, es zu akzeptieren.
Ich sage nicht, dass alle Treffen wertlos sind. Einige sind absolut notwendig. Und manchmal sind sie nur der einzige Weg, um Dinge zu erledigen. Aber ich glaube auch, dass wir unglaublich effizienter arbeiten können, wenn wir uns diese drei Fragen vor jeder stellen.
1. Wer muss hier sein?
Hinweis: Wahrscheinlich nicht so viele Leute wie Sie denken. Es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein, wer da sein soll, damit Sie garantieren können, dass es für alle Beteiligten so produktiv und sinnvoll wie möglich ist. Niemand sollte den Gedanken aufgeben: "Nun, das war eine kolossale Verschwendung meiner Zeit."
Weil dieses Gefühl nicht gut für den Einzelnen, die Gruppe oder das Unternehmen ist. Stellen Sie sich alle Arbeiten vor, die erledigt werden könnten, wenn Sie statt 10 nur vier Personen im Raum hätten. Bei einem 60-minütigen Zeitfenster sind das noch sechs Stunden, die Sie für die Arbeit aufwenden könnten .
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie überdenken das neue Logo der Firma. Der Grafiker ist da, um sicherzustellen, dass er die Vision versteht. Der Branding Director ist da, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Aber brauchen Sie die Personalleiterin dort, weil sie das Logo auf jede Stellenanzeige bringt? Nee. Sobald es fertig ist, können Sie sie bitten, das Alte gegen das Neue auszutauschen. Lass sie jetzt - sie hat Arbeit zu erledigen!
Wenn Sie nicht der Veranstalter sind, sollten Sie beurteilen, ob Ihre Anwesenheit von wesentlicher Bedeutung ist. Manchmal laden Mitarbeiter Sie ein, nur weil sie glauben, dass Sie dabei sein möchten. Sie können jedoch ablehnen, wenn Sie dies für angemessen halten (dh wenn Sie keine Ahnung haben, was Sie beitragen würden, oder wenn Sie nur überwiegend beschäftigt sind).
In solchen Situationen sage ich etwas wie: „Hallo. Ich denke, das wird sie alleine schaffen. Wenn es einen bestimmten Grund gibt, warum ich anwesend sein soll, lass es mich wissen! “
Und dann nimm dir diese freie Stunde und kehre zum Mahl zurück.
2. Was sind die Ziele?
Was genau versuchst du zu erreichen? Es ist entscheidend, die Ziele im Voraus zu identifizieren. Es kann Sie auf dem Laufenden halten und das gesamte Gespräch mitgestalten. Andernfalls können Sie dort sitzen und 45 Minuten lang darüber streifen, wie Leonard das Titanium- Titellied immer summt. (Holt mich auch jedes Mal. Lass nie los, Jack!)
„Eine effektive Agenda setzt klare Erwartungen für das, was vor und während eines Meetings geschehen muss“, erklärt Roger Schwarz, Autor von Smart Leaders, Smarter Teams: Wie Sie und Ihr Team nicht mehr weiterkommen, um Ergebnisse zu erzielen.
„Es hilft den Teammitgliedern, sich vorzubereiten, Zeit mit Bedacht einzusetzen, schnell alle zum selben Thema zu bringen und festzustellen, wann die Diskussion abgeschlossen ist. Treten während des Meetings weiterhin Probleme auf, kann das Team diese durch eine gut konzipierte Agenda effektiver und schneller angehen “, so Schwarz.
Vielleicht möchten Sie einfach, dass jeder Statusaktualisierungen zu Projekten mit höchster Priorität bereitstellt. Oder Sie müssen heute entscheiden, welcher Account Manager einem riesigen neuen Kunden zugewiesen wird.
Finde dein Ziel heraus und komme dorthin. (Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Pläne mit den anderen Teilnehmern teilen, damit diese wissen, was sie zu erwarten haben und ob sie im Voraus etwas tun müssen.)
Und hier ist ein Tipp: Wenn Sie keinen Grund finden, sich zu treffen, können Sie ihn aus Liebe zu allem, was mit Schokolade zu tun hat, abbrechen .
3. Was muss ich vorbereiten?
Ein ehemaliger Kollege von mir hat früher die Zeit gesperrt, um sich auf Treffen mit anderen Menschen vorzubereiten, und ich habe mich immer gefragt, warum. Und dann besuchte ich einen Haufen, bei dem ich entweder völlig vergaß, was wir das letzte Mal besprochen hatten, und eine Zusammenfassung machen musste, oder (peinlicherweise) einen Aktionsgegenstand nicht fertigstellte. In all diesen Fällen mussten wir mehr Zeit in unsere Zeitpläne einplanen.
Damit dies nicht passiert, müssen Sie sich vorbereitet zeigen. Vielleicht geht es darum, die Notizen aus der Sitzung der letzten Woche zu überprüfen, damit Sie sich ein Bild davon machen können. Oder es wird eine Liste mit Gesprächsthemen und Antworten erstellt, die Sie benötigen. Was auch immer es ist, nehmen Sie sich die Zeit, es zu tun. Es wird sich schnell auszahlen.
Als Beispiel beaufsichtige ich das Peer-Education-Programm meiner Abteilung und arbeite hart daran, es zu überarbeiten. In zwei Wochen werde ich mein persönliches Gespräch mit meinem Vorgesetzten führen, um meine Vorschläge zu besprechen. Ich habe Rückmeldungen von den Schülern gesammelt und meine Gedanken zusammengestellt. Der nächste Schritt besteht darin, die Struktur und den Zeitplan auf Papier zu zeichnen.
Wenn ich mit leeren Händen auf sie zugehe, verbringen wir wahrscheinlich nur die Zeit damit, Ideen gegeneinander auszutauschen, was an sich nicht unbedingt schlecht ist , mir aber auch nicht hilft, voranzukommen.
Ich verspreche es Ihnen - ich arbeite gern mit Menschen. Aber eines meiner Hauptprobleme ist die Ineffizienz, besonders wenn es leicht zu verhindern ist. Wenn Ihr Stundenplan etwas zu voll ist oder Sie jedes Mal, wenn Sie sich treffen, Rückblenden haben, um darauf zu warten, dass die Glocke in der High School läutet, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und sich diese Fragen zu stellen.
Und hey - wenn Sie weitere Fragen haben, die Sie sich stellen, lassen Sie mich wissen, was sie auf Twitter sind!
