Als ein Kollege mich auf einen älteren Artikel über E-Mail-Produktivität von George Kao aufmerksam machte, der erneut die Runde machte, wurde mir klar, dass der Kampf um den Posteingang real ist. Ich bin gerade von einer dreiwöchigen Hochzeitsreise in Japan zurückgekommen, daher weiß ich aus erster Hand, wie wahr das ist. Die Verwaltung Ihres Posteingangs ist eine echte Herausforderung, und wenn nicht eine Kunst, dann eine Ausbildung. Während unserer Reise schaute mein Mann, der im Grunde immer nach Posteingang Null strebt, auf mein Telefon, sah das Mail-Symbol und die Nummer, die irgendwo bei 400 schwebte, und war entsetzt.
„Das macht mich nervös“, sagte er und ich konnte praktisch sehen, wie der Schweiß auf seiner Stirn perlte. Aber ich war im Urlaub! Und ich hatte eine Abwesenheitsnotiz - für mein Arbeitskonto und meine persönliche Adresse! Niemand hatte etwas von mir erwartet, und ich fühlte mich wohl, wenn ich nach meiner Rückkehr auf diese immer größer werdende Zahl blickte.
Natürlich sind die Details im Posteingang, auch wenn sie manchmal mühsam sind, auch sehr wichtig. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Nachrichten am Montagmorgen nach dem Ausstecken des Netzsteckers oder am späten Nachmittag an einem beliebigen Donnerstag abrufen. Wenn Sie nicht innerhalb von Sekunden wissen, ob die Nachricht eine Antwort erfordert - geschweige denn verdient -, verschwenden Sie wahrscheinlich wertvolle Arbeitsminuten, um sie herauszufinden.
Der Untertitel von Kaos Stück „So gelangen Sie regelmäßig zum Posteingang Null“ erinnerte mich daran, wie wichtig es ist, einfach zu wissen, auf was und wann zu antworten. Dieses Bewusstsein kann den Unterschied zwischen einem überfüllten und einem ordentlichen Posteingang bedeuten. Hier finden Sie schnelle Tipps zur Entscheidungsfindung.
1. Suchen Sie nach Hinweisen
Manchmal sind sie offensichtlich. Eine meiner Kolleginnen leitet eine ganze Reihe von E-Mails zu Ereignissen, Studien und Berichten weiter, aber sie merkt immer an: „Fühlen Sie sich frei zu archivieren.“ Zuerst hatte ich das Gefühl, als wäre ich unhöflich, wenn ich nicht mit den meisten Antworten antwortete Es gab nur wenige Antworten („Danke!“), aber ich stellte schnell fest, dass ihre offensichtliche Notiz über die Archivierung bedeutete, dass sie keine Antwort wollte oder brauchte.
Wenn Sie keinen direkten Hinweis haben, lesen Sie ihn noch einmal und überlegen Sie, wie sich Ihre Antwort auf die Notiz auswirken würde. Wenn dies nicht der Fall ist - sagen wir, eine Person in Ihrer Abteilung teilt einfach ein Projekt, an dem sie gerade arbeitet, und Sie haben derzeit nichts Wertvolles hinzuzufügen. Treffen Sie die Antwort nicht, nur um den Empfang zu bestätigen.
2. Schnüffeln Sie eine Frage aus
Wie bei der obigen ist dies oftmals unkompliziert. Wenn es eine klare Frage gibt, die Sie beantworten möchten, ist offensichtlich eine Antwort erforderlich, und zwar schnell - oder innerhalb von 24 Stunden. Da nicht jeder, der sich an Sie wendet, garantiert die eloquentesten oder aktuellsten E-Mails verfasst, müssen Sie möglicherweise die Absätze durchgehen, um festzustellen, ob Sie etwas beantworten können.
Wenn Sie festgestellt haben, dass es keine Frage gibt, aber Sie Ihre eigenen Fragen haben, antworten Sie auf jeden Fall zur Klärung. Es lohnt sich, den Posteingang einer Person zu überprüfen und zu ergänzen, wenn dadurch potenzielle zukünftige Missverständnisse vermieden werden können.
3. Sprechen Sie mit - wenn Sie gehört werden möchten
Dies ist das schwierigste, aber sobald Sie den Dreh raus haben, wird es zur zweiten Natur. Oft erhalten Sie E-Mails, in denen Sie eindeutig nicht gefragt werden. Möglicherweise erhalten Sie eine Antwort auf etwas, das Sie eingereicht haben, Feedback zu einem abgeschlossenen Projekt, Ratschläge zum Umgang mit einer Situation und Informationen zu einem abteilungsspezifischen Ziel. Wenn Sie der Konversation nichts Neues hinzufügen oder den Kommentar sauber aufnehmen und mit Ihrer Arbeit fortfahren können, können Sie sich beruhigt fühlen, wenn Sie nicht antworten.
Aber wenn Sie sich andererseits gezwungen fühlen, sich auszudrücken, um sich zu verdeutlichen, eine von Ihnen getroffene Entscheidung zu erläutern oder einen neuen Einblick zu gewähren, sollten Sie natürlich auf die Schaltfläche "Antworten" klicken. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Ihre Arbeitsumgebung zum eigenständigen Denken anregt und zur Diskussion von Themen beiträgt.
Es versteht sich von selbst, dass Newsletter, Massen-E-Mails oder alles, was sich nach optionalem Lesen anfühlt, keine Antwort erfordert. Wenn Sie es hilfreich finden, können Sie Ordner gemäß den Vorschlägen von Kao erstellen, und die Organisation Ihres Posteingangs und die Pflege werden sich praktisch automatisch anfühlen.
Eine weitere zu berücksichtigende Sache ist folgende: Versetzen Sie sich an die Stelle des Absenders. Wenn Sie derjenige gewesen wären, der diese Nachricht gesendet hat, würden Sie nach einer Antwort suchen? Während es sicherlich Zeiten gibt, in denen Sie sich bedanken müssen, wenn Sie regelmäßig mit jemandem korrespondieren oder viel hin und her gehen - einige erfordern eine durchdachte Antwort -, können Sie die E-Mail wahrscheinlich ruhig in Ruhe lassen und darauf achten, keine zu senden Unnötige Zwei-Wörter-Antwort an jemanden, der wie Sie höchstwahrscheinlich versucht, Posteingang Null zu erreichen.
