Wie die meisten von Ihnen kann ich mich nicht an ein Berufsleben erinnern (geschweige denn an ein persönliches), in dem ich nicht per E-Mail korrespondiert habe. In den meisten Fällen handelt es sich um eine effiziente und einfache Art der Kommunikation, die bei korrekter Verwendung Zeit spart, Fragen beantwortet und Verbindungen herstellt. Es genügt zu sagen, ich glaube nicht, dass ich ohne es leben könnte.
Mit der Leichtigkeit der E-Mail und der Schnelligkeit, mit der viele von uns es gewohnt sind, Nachrichten zu senden, weiterzuleiten oder zu beantworten, gibt es leider ein paar Unebenheiten, wenn Sie so wollen. Ich habe wenig Toleranz für nachlässige Fehler wie falsch geschriebene Wörter (die meisten Programme weisen Sie auf diese Arten von Tippfehlern mit einer winzigen roten Linie hin) und sage, dass Sie jemanden ansprechen und dann vergessen, ihn oder sie tatsächlich anzusprechen. Das ist Amateurgebiet. (Obwohl es meiner Mutter verziehen ist, mir gelegentlich Nachrichten in Großbuchstaben zu senden.)
Im Ernst, weil das Forum oft die erste Möglichkeit ist, mit einem Kunden, Chef oder einer Netzwerkperson zu kommunizieren, ist es unerlässlich, dass Sie es richtig machen. Und das nicht nur für die Stickler da draußen, sondern auch für Sie selbst - Sie hassen es, wenn der Empfänger den Punkt der Nachricht übersieht, weil er sich auf einen (vermeidbaren) Fehler konzentriert. Heutzutage verliert ein Tippfehler ein wenig Respekt vor einem Kollegen, morgen kann es sein, dass Sie eine Arbeitsgelegenheit mit einer Person verlieren, die Sie auf einer Konferenz treffen.
Vor Ihnen, drei unglaublich grundlegende Fehler, die Sie möglicherweise machen, ohne zu bemerken, wie sehr unprofessionell sie Sie veranlassen, auf den Leser zu schauen.
1. Sie vergessen zu befestigen
Karriere-Coach Rajiv Nathan ist zutiefst dankbar für die Aufforderungen in Outlook und Google Mail, mit denen Sie wissen, dass Sie eine Nachricht ohne Anhang senden werden, wenn Sie ausdrücklich angeben, dass Sie tatsächlich etwas anhängen. Warum? Weil er vor ihrer Existenz regelmäßig den ungeheuren Fehler begangen hat, nicht anzuhängen - nicht einmal, nicht zweimal, sondern dreimal!
Nathan gibt zu, dass er zu Beginn seiner Karriere eine schreckliche Angewohnheit hatte, durch die Arbeit zu stürmen. Das Ergebnis führte dazu, dass er häufig E-Mails mit der Aufschrift „Bitte sehen Sie sich die angehängte Datei an“ verschickte, ohne sie tatsächlich anzuhängen. Nathan erinnert sich, dass er das notwendige Follow-up geschickt hat: „Tut mir leid! Hier gehts! “Leider endete es nicht immer dort. "Schließlich habe ich beim dritten Follow-up (und der vierten E-Mail insgesamt) das verdammte Ding angehängt", erinnert sich Nathan.
"Auf jeden Fall nicht gut aussehen", räumt Nathan ein. Tatsächlich war es ein so regelmäßiges Problem, dass er bei einer seiner Leistungsüberprüfungen als verbesserungswürdig in diesem Bereich eingestuft wurde. Von diesem Punkt an klebte Nathan einen Papierstreifen an den oberen Rand seines Bildschirms, auf dem stand: "Hast du die Datei angehängt?"
Erwähnen Sie das Wort "angefügt" besonders sorgfältig, damit die praktischen Eingabeaufforderungen ("Sie sagten, dass es angehängt ist? Trotzdem senden?") Angezeigt werden, bevor Ihre E-Mail gesendet wird. Jeder darf hier oder da einen Ausrutscher machen, aber machen Sie sich dieses nachlässigen Verhalten zur Gewohnheit, und Sie werden sich den Ruf verschaffen, diese grundlegende Aufgabe nicht erfüllen zu können.
2. Du gehst weiter und weiter
Einer meiner engsten Freunde ist ein Anwalt, der stundenweise rechnet. Als solche ist sie es gewohnt, sparsam zu schreiben und nicht weiter zu dröhnen. Ich könnte eine Lektion von ihr nehmen.
Jenny Foss, Muse Career Coach, betont, wie wichtig es ist, zu sagen, was Sie zu sagen haben, und nicht mehr. Sie erklärt: „Die Unfähigkeit, genau und unter Berücksichtigung der Zeit des Empfängers zu sagen, was Sie sagen müssen, kann leicht jemanden verärgern, der bereit war, Sie anzuhören oder sich sogar zu freuen, Sie anzuhören.“
Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie „eine E-Mail senden, um nach einem Gefallen oder einer Eingabe oder Unterstützung zu suchen oder einfach nur die Basis zu berühren oder eine Frage zu stellen“ Foss warnt Sie davor, dass die Person am empfangenden Ende möglicherweise (im Allgemeinen) E-Mails findet, die den Fluch ihrer Existenz bedeuten. Diese Person könnte in den meisten Nächten bis Mitternacht wach sein und nur versuchen, sich von einer Flut von E-Mails zu befreien. “Deshalb müsse man seine Ideen ordentlich präsentieren oder riskieren, „ unprofessionell oder ausgesprochen rücksichtslos “auszusehen Nathans Missgeschick, das dazu führte, dass mehrere Anhangsnotizen hintereinander gesendet wurden: „Verschicken Sie nicht drei E-Mails hintereinander, um Himmels willen. Fassen Sie Ihre Gedanken zusammen und senden Sie eine ab “, schließt Foss.
Es mag Übung erfordern, auf einfache Weise nur das zu sagen, was Sie brauchen, aber auf lange Sicht ist es die Mühe wert. Lesen Sie, was Sie schreiben, bevor Sie etwas Unnötiges senden, wie Wörter, Zeilen oder sogar ganze Absätze, die nur das wiederholen oder wieder auffliegen lassen, was Sie bereits gesagt haben. Es kann verlockend sein, zu viel zu erklären, aber in den meisten Fällen scheinen sich Ihre Versuche nur zu wiederholen. Wenn Sie lernen, zielgerichtet und richtungsweisend zu schreiben, sind Sie in vielen professionellen E-Mail-Korrespondenzen gut aufgehoben. Ihr Leser wird sich bei Ihnen für die Kürze bedanken und wird mit größerer Wahrscheinlichkeit auf Sachleistungen reagieren - anstatt Ihre zu lange Nachricht ungelesen in einem kompetitiven Posteingang zu lassen.
3. Sie buchstabieren den falschen Namen der Person
Nein einfach nein. Es gibt absolut keine Entschuldigung, jemandem zu schreiben und seinen oder ihren Namen falsch zu schreiben. Wir haben alle unsere Lieblingshüllen, und das gehört mir, aber ich bin sicher, dass ich nicht allein bin. Hier ist das Ding, mein Name - und die korrekte Schreibweise - in meiner Unterschrift und in meiner E-Mail-Adresse, die für den Absender sichtbar ist. Ich bin so sensibel in Bezug auf dieses Problem, dass ich regelmäßig die Schreibweise von Namen überprüfe, für die in der Regel mehrere Optionen verfügbar sind (Kristin, Stephen, Mark, Carrie usw.), bevor ich auf Senden drücke.
Dauert es zwei zusätzliche Sekunden? Sicher. Aber im großen Rahmen der Dinge ist das natürlich überhaupt keine Zeit. Ich mache es lieber gleich beim ersten Mal richtig, als mich für meinen nachlässigen Fehler entschuldigen zu müssen. Wenn Sie so beschäftigt sind, dass Sie nicht einmal den Namen der Person herausfinden, an die Sie sich wenden, was müssen Sie dann noch schnell tun? Das wird sich Ihr Leser fragen. Dieser kleine und unbestreitbar einfache Fehler spricht Bände Ihrer anderen Fähigkeiten. Überprüfen Sie also Ihre Arbeit und sprechen Sie die Person korrekt an.
Sie senden und empfangen wahrscheinlich viele E-Mails an einem bestimmten Tag. Vermeiden Sie kleine, leichtsinnige Fehler, die vor allem die Nachricht senden, dass Sie nicht so professionell sind wie Sie wirklich sind. Beeinträchtigen Sie nicht die Qualität im Namen der Geschwindigkeit, und verlieren Sie nicht um Peters willen (oder ist es Peter?) Respektpunkte aufgrund eines vermeidbaren E-Mail-Fehlers.
