Kommunikation ist harte Arbeit. Jüngsten Untersuchungen zufolge verbringen wir 1/3 unserer Zeit im Büro mit E-Mails - eine Zahl, die mit Sicherheit steigt.
Und das berücksichtigt nicht einmal den Stress, der damit verbunden ist, herauszufinden, wie eine potenziell schwierige Botschaft vermittelt werden kann, etwa um Hilfe zu bitten, Nein zu sagen oder zuzugeben, dass Sie durcheinander sind.
Um Ihre Zeit und Energie optimal zu nutzen, haben wir einige unserer bevorzugten Skripte und Vorlagen für das Erstellen von E-Mails (und ein paar andere Dinge, wie die lästige LinkedIn-Empfehlung, die Sie schreiben müssen) viel einfacher und zeitsparender zusammengefasst.
Egal, ob Sie einen Job suchen, sich vernetzen, mit der täglichen Arbeitskommunikation befassen oder versuchen, ein besserer Manager zu sein, finden Sie unten Ihre Situation, passen Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen an und senden Sie sie ab!
Arbeitssuche
1. Sie benötigen die Hilfe Ihres Netzwerks bei der Jobsuche
Sich an Ihr aktuelles Netzwerk zu wenden und mitzuteilen, dass Sie auf der Suche sind, ist ein todsicherer Weg, Ihre Jobsuche zu vereinfachen: Warum sollten Sie selbst suchen, wenn Sie auch von einer ganzen Armee von Kontakten nach Möglichkeiten Ausschau halten könnten? Um es jedoch wahrscheinlicher zu machen, dass sie Ihnen helfen, machen Sie es ihnen so einfach wie möglich, indem Sie eine E-Mail wie diese senden.
2. Sie benötigen eine Empfehlung bei Ihrer Traumfirma
Sie haben sich bei Ihrer Traumfirma für einen Job beworben - und dann festgestellt, dass dort ein Freund mit jemandem verbunden ist. Ihn oder sie zu bitten, Sie zu verbinden und für Sie zu bürgen, kann sich komisch anfühlen, muss aber nicht. So machen Sie es richtig.
3. Sie möchten das perfekte Anschreiben schreiben, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern
Ihr Anschreiben sollte nicht nur Ihre Berufsgeschichte durchgehen (das ist die Aufgabe Ihres Lebenslaufs). Das Hervorheben Ihrer Fähigkeiten kann eine großartige Möglichkeit sein, Dinge zu verwechseln oder zu zeigen, warum Sie ein idealer Kandidat wären, wenn Sie einen weniger traditionellen Weg verfolgen. Füllen Sie diese Vorlage aus und sehen Sie, wie beeindruckend Sie klingen.
4. Sie müssen einen Dankesbrief für ein Interview schreiben
Besonders wenn Sie viel interviewen, müssen Sie sich nicht um jeden einzelnen Dankeschön sorgen. Beginnen Sie mit dieser Vorlage, um eine grundlegende Notiz zu erhalten, mit der die Arbeit erledigt wird. Passen Sie sie für jedes Unternehmen und jede Rolle leicht an und senden Sie sie nach dem Vorstellungsgespräch per EOD ab.
5. Sie möchten eine Dankesnotiz senden, die wirklich über alles hinausgeht
Wenn Sie gerade für Ihren absoluten Traumjob interviewt haben, möchten Sie vielleicht ein bisschen mehr als nur ein einfaches Dankeschön. Sehen Sie sich diese Vorlage an, um eine Vorstellung davon zu erhalten, wie Sie dem Unternehmen einen Mehrwert verleihen können, bevor Ihnen überhaupt eine Stelle angeboten wird. Mit diesem Ansatz fällt es dem Einstellungsmanager schwer, Sie nicht an Bord zu bringen.
6. Sie haben sich vor ein oder zwei Wochen für einen Job beworben und möchten einchecken
Sie haben noch nichts von Ihrem Traumjob gehört? Wenn Sie einige Wochen lang den Atem angehalten haben, tut es nicht weh, eine kurze, professionelle Follow-up-E-Mail wie diese zu senden.
7. Sie müssen ein Stellenangebot ablehnen
Sie haben ein Interview geführt, Sie haben ein Angebot erhalten - aber Sie haben beschlossen, es abzulehnen. Halten Sie Ihre Nachricht dankbar, erklären Sie kurz, warum und lassen Sie die Tür offen. Diese Ideen sollen Ihnen helfen, Ihre Botschaft zu formulieren.
Im Büro
8. Sie wissen nicht genau, wonach der Absender fragt
Sie kennen die E-Mail: Es gibt viele Wörter, aber es wird nichts gesagt, und Sie fragen sich, was die andere Person von Ihnen will. Es kann wie eine schwierige Situation erscheinen, aber die Lösung ist eigentlich ziemlich einfach: Senden Sie sie an den Absender zurück, um eine Klärung anzufordern.
9. Sie müssen etwas ablehnen
Selbst wenn wir es tun müssen (oder wirklich wollen), fällt es uns allen schwer, „nein“ zu sagen. Unabhängig von der Situation machen diese kurzen und süßen Skripte es viel, viel einfacher.
10. Sie müssen jemanden ablehnen, dem Sie wirklich helfen möchten
„Nein“ zu sagen ist besonders schwierig, wenn es sich um jemanden handelt, dem Sie wirklich helfen möchten. Sie haben einfach nicht die Bandbreite: einen Freund, einen engen Kollegen oder jemanden, der Sie in der Vergangenheit unterstützt hat. Verwenden Sie diese Vorlage, um es einfacher zu machen und ihn auf die fürsorglichste Weise im Stich zu lassen.
11. Sie erhalten eine komplizierte Wäscheliste mit Gedanken, Ideen und Aufgaben
Diese E-Mail ist voll von Aktionselementen, Fragen, Gedanken, Kommentaren und Aufgaben - die Liste geht weiter und weiter. Es würde Sie für immer brauchen, um die Botschaft zu durchkreuzen, geschweige denn die Arbeit zu erledigen. Je nachdem, ob es sich um einen Chef oder einen Kollegen handelt, wird Ihre Antwort etwas anders ausfallen. In beiden Fällen müssen Sie jedoch um Hilfe bei der Priorisierung bitten.
12. Sie benötigen weitere Informationen zur Beantwortung
Jemand stellt Ihnen aus heiterem Himmel eine Frage, und Sie wissen nicht, wovon er oder sie spricht. Oder Sie haben ein Gespür, wissen aber, dass Sie ein wenig mehr Informationen benötigen, um gut zu antworten. Senden Sie dem Absender schnell eine E-Mail und fragen Sie nach dem Kontext oder den spezifischen Details, die Sie benötigen.
13. Ihr Kollege macht ein Projekt zu schwierig
Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der etwas viel (viel) schwieriger macht, als es sein muss? Es kann schwierig sein, einen besseren Weg vorzuschlagen, ohne die Gefühle anderer zu verletzen, aber auf diese Weise erleichtern Sie jedem das Leben. Wählen Sie einfach Ihre Wörter mit Bedacht aus und verwenden Sie Ausdrücke, die Ihren Kollegen daran erinnern, dass Sie gemeinsam daran arbeiten.
14. Sie haben einen Arbeitsplatzkonflikt - und Sie müssen es Ihrem Chef mitteilen
Natürlich sollten Sie nicht zuerst zu Ihrem Chef laufen, wenn Sie Probleme mit einem Ihrer Kollegen haben. Versuchen Sie es zuerst auf eigene Faust, bevor Sie die Höheren anwerben. Aber wenn die Situation immer wieder auftaucht, ist es in Ordnung, mit Ihrem Vorgesetzten zu sprechen - solange Sie diesem Skript folgen, ohne zu klingen, als würden Sie jammern.
15. Sie müssen ein Projekt ablehnen
Wenn Sie gebeten wurden, ein Projekt zu machen, das Sie wirklich nicht wollen, möchten Sie ein wenig mehr als "absolut nicht" zurückschreiben. Beginnen Sie mit diesen Skripten, um „Nein“ zu sagen, unabhängig davon, ob dies nicht zu Ihrem Job gehört oder ob Sie der Meinung sind, dass es Ihre Zeit nicht wert ist.
16. Sie kündigen Ihren Job
Das Schreiben eines Kündigungsschreibens kann, gelinde gesagt, beängstigend sein, aber mit dieser einfachen Vorlage haben Sie einen tollen Brief geschrieben und sind in kürzester Zeit draußen.
Verwaltung
17. Sie laden einen Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch ein
Egal, ob Sie zum ersten Mal jemanden interviewen oder dies in der Registrierung tun und es einfach leid sind, E-Mails zu schreiben, wir haben die perfekte Vorlage, um einen Kandidaten zu einem Interview einzuladen - mit allen Details, die er oder sie benötigt wissen.
18. Sie bieten einem Kandidaten einen Job an
Sie haben jemanden interviewt, der es getötet hat, und freuen sich, ihn oder sie in das Team einzuladen! Verwenden Sie diese einfache Vorlage, um das Angebot so schnell wie möglich zu erhalten.
19. Sie lehnen einen Kandidaten ab
Dieser kann hart sein, aber der Trick besteht darin, ihn kurz und auf den Punkt zu bringen. Das Kopieren und Einfügen dieser Vorlage sollte die Arbeit erheblich erleichtern.
20. Sie haben es vermasselt - und müssen es Ihren Kunden sagen
Es kann schwierig sein, Ihren Kunden oder Kunden die Nachrichten über eine Krise oder ein Problem zu übermitteln, aber Sie haben die Möglichkeit zu zeigen, dass Sie auf dem Laufenden sind und an dem Problem arbeiten. Dieses Skript soll Ihnen helfen, die Nachricht schnell zu verbreiten, damit Sie mehr Zeit für die Behebung des Problems aufwenden können.
21. Sie müssen eine LinkedIn-Empfehlung verfassen - schnell
Hören Sie nicht auf, wenn Sie gebeten werden, eine Empfehlung für jemanden auf LinkedIn zu verfassen. Füllen Sie die Lücken dieser Vorlage aus, und Sie erhalten in weniger als fünf Minuten eine herausragende Empfehlung.
Vernetzung
22. Sie brauchen eine Einführung
Sie finden heraus, dass ein Freund oder Kollege jemanden kennt, der perfekt für Sie ist, um zu wissen, ob es sich um Ihr Karrierewachstum, Ihre Jobsuche oder Ihre Verkaufsanstrengungen handelt. Wie können Sie Ihren Kontakt bitten, Sie vorzustellen - ohne bedürftig und nervig zu klingen? Diese Vorlage sollte den Trick machen.
23. Sie wurden gebeten, eine Einführung zu machen
Wenn Sie von einem Kollegen gebeten wurden, ihn einem Kontakt vorzustellen. Sie möchten sie jedoch nicht sofort verbinden - Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Kontakt mit der Kontaktaufnahme einverstanden ist, um ihn nicht zu ärgern oder unangenehm zu machen. Hier ist die zu sendende E-Mail, um das OK zu erhalten.
24. Sie machen gerade die Einführung
Alles ist gesagt und getan, und Ihr Kontakt freut sich, Ihrem Freund vorgestellt zu werden. Toll! Verwenden Sie diese kurze Vorlage, um jede Person kurz daran zu erinnern, warum Sie sie vorstellen, und halten Sie sie dann aus Ihren Händen!
25. Sie müssen erklären, was Sie tun
Ob persönlich bei einem Networking-Event oder per E-Mail mit einem neuen Kontakt, es kann schwierig sein, genau zu erklären, was Sie auf eine Art und Weise tun, die nicht ganz langweilig ist. Tipp: Sagen Sie nicht nur Ihre Berufsbezeichnung. Schauen Sie sich dann diese Vorlage an, um Ihren Aufzugsabstand unvergesslicher zu machen.
26. Sie möchten, dass ein Kunde Sie anderen empfiehlt
Haben Sie Kunden, die Sie lieben - und hoffen, dass sie darüber informieren, wie gut Ihre Produkte oder Dienstleistungen sind? Diese E-Mail macht es unglaublich einfach, Ihnen zu helfen.
27. Sie haben viel zu viele Leute, die darum bitten, „Ihr Gehirn auszusuchen“
Sie haben keine Zeit, alle E-Mails zu beantworten, in denen Sie um Informationsinterviews gebeten werden, geschweige denn, diese zu bearbeiten? Im Folgenden finden Sie einige Strategien, mit denen Sie das Problem beheben oder verringern können. Dazu stehen jeweils einfach zu verwendende E-Mail-Skripts zur Verfügung.
Leicht genug, oder?
Beachten Sie jedoch vor dem Absenden dieser Nachricht die folgenden 25 grundlegenden E-Mail-Etikette-Regeln, dh, Sie möchten, dass Ihre E-Mail tatsächlich eine Antwort erhält.
