Wer hat nicht das Bedürfnis, in weniger Zeit mehr zu tun? Wenn Sie einen Großteil Ihres Tages mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen, werden Sie erfreut sein, dass es viele Möglichkeiten gibt, Outlook effizienter zu nutzen.
Ändern Sie die Standardeinstellungen auf das, was Sie normalerweise bevorzugen und verwenden. Verwenden Sie eine oder zwei Tastenkombinationen. Filter für die Automatisierung einrichten; Stellen Sie sicher, dass Outlook selbst mit maximaler Geschwindigkeit ausgeführt wird und dass Ihre Zeit in Outlook gut genutzt wird.
Überprüfen Sie die folgenden Tipps und Geheimnisse, und Sie sind auf dem besten Weg, ein wenig Zeit zu gewinnen.
01 von 23Dateimeldungen mit einem Klick
Machen Sie schneller was Sie so oft machen. Erfahren Sie, wie Sie Outlook so einrichten, dass Sie E-Mails mit einem einzigen Klick in häufig verwendete Ordner ablegen können.
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02 von 23Gespräche rationalisieren
Warum tolerieren Sie E-Mail-Ordner und Ihren Kopf mit Unmengen von Nachrichten, die anderswo zitiert werden? Finden Sie heraus, wie Sie Outlook automatisch zum Bereinigen verwenden. Es kann redundante E-Mails alleine verschieben oder löschen.
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03 von 23E-Mails erneut senden
Senden Sie eine E-Mail erneut in Outlook, um den Inhalt, den Betreff oder die Empfänger erneut zu verwenden, anstatt mit einem leeren Bildschirm zu beginnen.
04 von 23Halten Sie Outlook-Dateien klein und bissig
Wenn Sie möchten, dass Ihr Outlook schnell und bündig ist, sollten Sie die Größe der PST-Hauptdatei klein halten. In der PST-Datei werden in Outlook E-Mails, Kontakte, Kalender usw. gespeichert. Sie können alte Mails beispielsweise in eine separate Archivdatei verschieben.
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05 von 23Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz oder eine automatische Urlaubsantwort ein
Lassen Sie Outlook in Ihrem Namen antworten, um die Erwartungen festzulegen. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, wenn Sie nach den Ferien aufholen, sondern auch jeden einzelnen Arbeitstag.
06 von 23Verschieben Sie die E-Mail schnell in einen beliebigen Ordner
Auch wenn Sie keine Ein-Klick-Ablage für einen Ordner eingerichtet haben, können Sie in Outlook E-Mails schnell in Ordner verschieben. Sie können Nachrichten nur mit der Tastatur oder mit einer praktischen Taste auf dem Menüband übertragen.
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07 von 23Erstellen und verwenden Sie E-Mail-Vorlagen
Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder ähnliche Nachrichten verfassen, sollten Sie herausfinden, wie Sie eine solche E-Mail als Vorlage in Outlook zur späteren Verwendung speichern. Sie werden in der Lage sein, dieselbe oder eine ähnliche E-Mail wiederholt mit beneidenswerter Geschwindigkeit zu senden.
08 von 23Ändern Sie die Standardschriftart und -größe von Outlook
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Schriftart, die Outlook verwendet, wenn Sie eine Nachricht verfassen oder eine E-Mail lesen, zu groß, zu groß, zu klein, klein, groß oder blau ist, ändern Sie sie. Finden Sie heraus, wie Sie die genaue Schriftart, den Schriftstil und die Farbe festlegen, die standardmäßig für E-Mails in Outlook verwendet werden soll.
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09 von 23Löschen und stummschalten einer Konversation
Wenn Sie feststellen, dass Sie durch völlig irrelevante E-Mails und Konversationen stapfen, kann Outlook helfen. Finden Sie heraus, wie Sie mit Outlook eine gesamte Konversation löschen können, und lassen Sie zukünftige E-Mails in demselben Thread automatisch löschen.
10 von 23Die Mail eines Absenders automatisch in einen bestimmten Ordner filtern
Richten Sie von einer beliebigen E-Mail aus einen Outlook-Filter ein, der alle zukünftigen Nachrichten vom selben Absender automatisch in einen bestimmten Ordner verschiebt.
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11 von 23Verwandte Nachrichten suchen
Warum reden wir gerade darüber? Wie hat die Diskussion angefangen? Was habe ich gesagt? In Outlook ist das Auffinden aller zugehörigen Nachrichten einfach. Sie müssen sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen.
12 von 23Legen Sie das Standardkonto für neue E-Mails fest
Stellen Sie sicher, dass neue Nachrichten, die Sie erstellen, am wahrscheinlichsten beginnen Von E-Mail-Adresse bereits in Outlook ausgewählt.
13 von 23Suche in einer Nachricht
Möchten Sie etwas in einer langen, unhandlichen E-Mail finden? Finden Sie heraus, wie Sie mit Outlook den Text in einer E-Mail-Nachricht durchsuchen können.
14 von 23Planen Sie E-Mails, die später zugestellt werden sollen
Sie können Outlook anweisen, eine Nachricht nur an oder nach einem bestimmten Datum zu senden. Dies ist besonders praktisch für regelmäßig stattfindende Ereignisse, z. B. wöchentliche Ankündigungen.
15 von 23Eine Nachricht schnell wieder herstellen
Hoppla! Haben Sie gerade eine E-Mail in Outlook gelöscht, die nicht bereit war, den Ordner "Gelöschte Objekte" aufzurufen? Keine Bange. Hier ist eine einfache Möglichkeit, diese E-Mail in kürzester Zeit zurück zu bekommen.
16 von 23Verteilerlisten einrichten
Erstellen Sie Ihre eigenen Mailinglisten in Outlook und senden Sie Nachrichten einfach an Gruppen von Personen, ohne alle E-Mail-Adressen eingeben zu müssen.
17 von 23Anlagen aus Nachrichten löschen
Behalte die Nachricht; verliert seine Größe. Finden Sie heraus, wie Sie mit Outlook angehängte Dateien nach dem Speichern an anderer Stelle aus E-Mail-Nachrichten entfernen. Sie können Ihre Mailboxgröße erheblich kürzen.
18 von 23Alle E-Mails von einem Absender schnell finden
Outlook findet alle Nachrichten eines bestimmten Absenders und zeigt sie Ihnen mit diesem Tipp schnell an.
19 von 23Richten Sie einen "All Mail" -Ordner ein
Alle E-Mails anzeigen, die gesendet, empfangen, archiviert und archiviert wurden, für ein Konto an einem Ort in Outlook.
20 von 23Lassen Sie Outlook-Mail nur an Sie senden
Wenn Sie der einzige E-Mail-Empfänger sind, ist die Nachricht in der Regel wichtiger als bei einem Dutzend Personen. Finden Sie heraus, wie Outlook Nachrichten hervorheben kann, die nur Sie in der Zeile An: haben.
21 von 23Empfangene E-Mail-Nachrichten bearbeiten
Anstatt E-Mails an sich selbst weiterzuleiten oder eine Notiz an einer anderen Stelle in Outlook oder möglicherweise außerhalb davon zu erstellen, können Sie jede empfangene E-Mail direkt bearbeiten.
22 von 23Automatisch Cc: Alle E-Mails, die Sie senden
Outlook kann eine Kopie jeder von Ihnen verfassten Nachricht an eine andere E-Mail-Adresse senden.
23 von 23Erweitern Sie Outlook mit zeitsparenden Add-Ons
Add-Ons wie ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen und Auto-Mate können Ihren Outlook-Workflow erheblich verbessern, indem Sie die richtigen Informationen in der Nähe Ihrer Fingerspitzen anzeigen, intelligent filtern und sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
