An manchen Tagen ist nichts ärgerlicher als eine falsche E-Mail-Kommunikation. Sie verbringen Zeit damit, eine nachdenkliche Botschaft zusammenzutragen, und eines der folgenden Dinge passiert:
- Die andere Person gibt eine schnelle Antwort zurück, bei der Sie gefragt werden, ob sie Ihre überhaupt gelesen hat.
- Sie schreiben etwas Kryptisches und Sie haben keine Ahnung, was sie denken.
- Sie antworten überhaupt nicht.
An diesem Punkt sind Sie bereit, E-Mails komplett abzuschwören - und das einzige, was Sie daran hindert, ist zu wissen, dass dies völlig unrealistisch ist.
So nutzen Sie Ihre Zeit besser: Überprüfen Sie, was Sie geschrieben haben, und prüfen Sie, ob Sie möglicherweise diese Ereigniskette verursachen.
Ich sage das nicht, damit Sie sich schlecht fühlen (und es könnte wirklich sein, dass Sie eine wertlose Antwort erhalten, ohne dass Sie selbst schuld sind).
Es lohnt sich jedoch zu prüfen, was Sie versenden. Denn wenn Sie einen Weg finden, Ihre Botschaften zu stärken, werden Sie plötzlich viel schneller zurückerhalten, was Sie brauchen. Und es ist so einfach, als ob Sie der Empfänger wären und die folgenden zwei Fragen stellen:
1. Warum erhalte ich das?
Fakt: Die durchschnittliche Person verbringt 1/3 ihres Arbeitstages damit, E-Mails zu lesen. Daher wird nicht jede einzelne Nachricht die volle Aufmerksamkeit auf sich ziehen. (Denken Sie darüber nach: Neigen Sie dazu, nur die Gruppen-E-Mails zu überfliegen, die an alle gerichtet sind?)
Es ist völlig in Ordnung, ein allgemeines Update oder eine FYI zu senden, ohne dass eine Antwort erforderlich ist. Da diese Art von Nachrichten vorhanden ist, möchten Sie dies jedoch klarstellen und zwar schnell, wenn Sie aus einem bestimmten Grund eine E-Mail an eine bestimmte Person senden.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine klare Frage zu stellen und sie nach oben zu schieben. Betrachten Sie die folgenden zwei Beispiele:
Option 1
Option 2
Beste,
Wie Sie sehen können, unterscheidet sich die zweite Version nur durch die Eröffnungszeile, aber es wird sofort klar, dass dies mehr als ein allgemeines Update ist, das nicht nachgeholt werden muss. Indem Sie die Notiz mit Ihrem Ziel buchen (anstatt sie nur zu beenden), machen Sie es Ihrem Kollegen leicht, zu sehen, dass Sie von ihnen hören möchten, bevor Sie fortfahren.
2. Was soll ich als nächstes tun?
Wenn Sie das Wort "Ich möchte, dass Sie sich Gedanken über die zweite Änderung machen, die ich vorgenommen habe …" machen, wird auch ein zweites Ziel erreicht. Es sagt dem Leser auch genau, wonach Sie suchen: Feedback zu einem bestimmten Punkt.
Ich kann dies nicht genug betonen, da das Hervorheben des nächsten Schritts der anderen Person der Schlüssel ist, um die Antwort zu erhalten, nach der Sie suchen etwas, für das Sie sich bereits entschieden hatten).
In jeder E-Mail, die Sie senden, sollte eine Zeile wie diese stehen:
- Ich würde dich lieben Gedanken über / Woran denkst du?
- Ich brauche, um voranzukommen.
- Ich sende dies nur als Referenz weiter: Keine Aktion erforderlich.
- Ich wollte teilen, nur um ein Update zu haben.
- Könntest du deine per zurückschicken?
Gut geschriebene E-Mails können Ihnen dabei helfen, produktiver zu sein, indem sie Sie vor Besprechungen und Telefonanrufen bewahren, die Sie in wenigen kurzen Abschnitten erledigen konnten. Um sie noch effektiver zu machen, denken Sie daran, was die andere Person denken wird, wenn sie sie empfängt, und beantworten Sie ihre wichtigsten Fragen im Voraus.
Sie möchten noch mehr Möglichkeiten finden, um Ihre E-Mails zu verbessern? Hier sind drei Artikel zum Auschecken:
- 10 Möglichkeiten, bessere E-Mails zu schreiben
- Leitfaden für Redakteure zum Schreiben lächerlich guter E-Mails
- Der überraschende Trick zum Schreiben von E-Mails, die Antworten erhalten
