Entfernen Sie doppelte Datenzeilen in Excel

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Entfernen Sie doppelte Datensätze in Excel

Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel werden häufig als Datenbanken für Teile wie Bestandslisten, Verkaufsdatensätze und Mailinglisten verwendet.

Datenbanken in Excel bestehen aus Datentabellen, die normalerweise in Datenzeilen organisiert werden, die als Datensätze bezeichnet werden.

In einem Datensatz sind die Daten in jeder Zelle oder jedem Feld in der Zeile miteinander verknüpft, z. B. der Name, die Adresse und die Telefonnummer eines Unternehmens.

Ein häufiges Problem, das auftritt, wenn eine Datenbank größer wird, ist das doppelte Datensätze oder Datenzeilen.

Diese Duplizierung kann auftreten, wenn:

• Gesamte Datensätze werden mehr als einmal in die Datenbank eingegeben, was zu zwei oder mehr identischen Datensätzen führt
• Mehrere Datensätze haben ein oder mehrere Felder, z. B. Name und Adresse, die dieselben Daten enthalten.

In beiden Fällen können doppelte Datensätze eine ganze Reihe von Problemen verursachen, beispielsweise wenn mehrere Kopien von Dokumenten an dieselbe Person gesendet werden, wenn die Datenbankinformationen in einem Seriendruck verwendet werden. Es ist daher ratsam, doppelte Datensätze in einem regulären Ordner zu suchen und zu entfernen Basis.

Zwar ist es einfach, doppelte Datensätze in einem kleinen Beispiel wie dem oben abgebildeten zu finden. In Datentabellen können jedoch leicht Hunderte oder gar Tausende von Datensätzen enthalten sein, was die Auswahl doppelter Datensätze sehr schwierig macht - insbesondere teilweise übereinstimmende Datensätze.

Um diese Aufgabe zu vereinfachen, verfügt Excel über ein eingebautes Datentool, das nicht überraschend Duplikate entfernen, mit dem identische und teilweise übereinstimmende Datensätze gesucht und entfernt werden können.

Die Art und Weise der Duplikate entfernen Werkzeug entworfen, identische und teilweise übereinstimmende Datensätze müssen separat behandelt werden.

Das liegt daran, dass die Duplikate entfernen Das Dialogfeld zeigt die Feldnamen für die ausgewählte Datentabelle an und Sie wählen aus, welche Felder in die Suche nach übereinstimmenden Datensätzen einbezogen werden sollen:

• Suchen Sie bei identischen Datensätzen nach allen Feldern. Setzen Sie ein Häkchen neben allen Spalten- oder Feldnamen.
• Für teilweise übereinstimmende Datensätze - Markieren Sie nur die Felder, die abgeglichen werden sollen.

Feldnamen vs. Spaltenbuchstaben

Wie gesagt, die Duplikate entfernen Das Tool besteht aus einem Dialogfeld, in dem Sie auswählen können, nach welchen übereinstimmenden Feldern gesucht werden soll, indem Sie die gewünschten Feld- oder Spaltennamen abhaken.

Die Informationen, die das Dialogfeld anzeigt - Feldnamen oder Spaltenbuchstaben - hängen davon ab, ob Ihre Daten eine Zeile mit Überschriften enthalten - oder Überschriften - oben in der Datentabelle, wie in der Abbildung oben dargestellt.

Wenn ja, stellen Sie sicher, dass sich die Option auf der rechten Seite des Dialogfelds befindet. Meine Daten haben Header - ist deaktiviert, und Excel zeigt die Namen in dieser Zeile als Feldnamen im Dialogfeld an.

Wenn Ihre Daten keine Kopfzeile haben, werden im Dialogfeld die entsprechenden Spaltenbuchstaben für den ausgewählten Datenbereich angezeigt.

Angrenzender Datenbereich

Für die Duplikate entfernen Um ordnungsgemäß arbeiten zu können, muss die Datentabelle ein zusammenhängender Bereich von Daten sein. Das heißt, es dürfen keine leeren Zeilen und Spalten vorhanden sein und, wenn überhaupt, keine leeren Zellen in der Tabelle.

Das Nichtvorhandensein von Leerzeichen in einer Datentabelle ist eine bewährte Methode, wenn es um das Datenmanagement allgemein geht und nicht nur bei der Suche nach doppelten Daten. Andere Daten-Tools von Excel - wie das Sortieren und Filtern - funktionieren am besten, wenn die Datentabelle ein zusammenhängender Datenbereich ist.

Beispiel für doppelte Datensätze entfernen

In der Abbildung oben enthält die Datentabelle zwei identische Datensätze für A. Thompson und zwei teilweise übereinstimmende Datensätze für R. Holt - wo alle Felder mit Ausnahme der Schülernummer übereinstimmen.

Die unten aufgeführten Schritte beschreiben die Verwendung des Duplikate entfernen Datenwerkzeug an:

1. Entfernen Sie den zweiten von zwei identischen Datensätzen für A. Thompson .
2. Entfernen Sie den zweiten teilweise übereinstimmenden Datensatz für R. Holt .

Öffnen des Dialogfelds "Duplikate entfernen"

1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, die Daten in der Beispieldatenbank enthält.
2. Drücke den Daten Registerkarte auf dem Band.
3. Klicke auf das Duplikate entfernen Symbol, um alle Daten in der Datentabelle hervorzuheben und das Symbol zu öffnen Duplikate entfernen Dialogbox.
4. Das Duplikate entfernen Das Dialogfeld zeigt alle Spaltenüberschriften oder Feldnamen aus unserem Datenmuster an
5. Die Häkchen neben den Feldnamen zeigen an, welche Spalten Excel bei der Suche nach doppelten Datensätzen zu suchen versucht
6. Wenn das Dialogfeld geöffnet wird, sind standardmäßig alle Feldnamen deaktiviert

Identische Datensätze finden

1. Da wir in diesem Beispiel nach völlig identischen Datensätzen suchen, werden alle Spaltenüberschriften aktiviert
2. Klicken OK

An diesem Punkt sollten die folgenden Ergebnisse gesehen werden:

• Das Dialogfeld sollte geschlossen werden und durch eine Meldung ersetzt werden: 1 doppelte Werte gefunden und entfernt; Es bleiben 7 eindeutige Werte.
• Die Zeile, die das Duplikat enthält A. Thompson Datensatz wurde aus der Datenbank entfernt
• Zwar gibt es zwei teilweise übereinstimmende Datensätze für R. Hol t, da nicht alle Felder übereinstimmen - die Schülernummer für die beiden Datensätze ist unterschiedlich -, betrachtet Excel dies als eindeutigen Datensatz

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Suchen und entfernen Sie teilweise übereinstimmende Datensätze mit Duplikaten entfernen

Prüfen Sie jeweils ein Feld

Da Excel nur Datensätze entfernt, die genau mit den ausgewählten Datenfeldern übereinstimmen, besteht die beste Möglichkeit zum Ermitteln aller teilweise übereinstimmenden Datensätze darin, das Häkchen für jeweils ein Feld zu entfernen, wie in den folgenden Schritten beschrieben.

Nachfolgende Suchen nach Datensätzen, die in allen Feldern mit Ausnahme von Name, Alter oder Programm übereinstimmen, entfernen alle möglichen Kombinationen für teilweise übereinstimmende Datensätze.

Teilweise übereinstimmende Datensätze finden

1. Klicken Sie bei Bedarf auf eine Zelle mit Daten in der Datentabelle
2. Drücke den Daten Registerkarte auf dem Band.
3. Klicke auf das Duplikate entfernen Symbol, um alle Daten in der Datentabelle hervorzuheben und das Symbol zu öffnen Duplikate entfernen Dialogbox.
4. Alle Feldnamen oder Spaltenüberschriften für die Datentabelle werden ausgewählt.
5. Wenn Sie Datensätze suchen und entfernen möchten, die in keinem Feld übereinstimmen, entfernen Sie das Häkchen neben den Feldnamen, die Excel ignorieren soll.
6. Für dieses Beispiel klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Studenten ID Spaltenüberschrift, um das Häkchen zu entfernen.
7. Excel sucht und entfernt jetzt nur Datensätze mit übereinstimmenden Daten im Nachname , Initiale , und Programm Felder.
8. Klicken OK
9. Das Dialogfeld sollte geschlossen werden und durch eine Meldung ersetzt werden: 1 doppelte Werte gefunden und entfernt; Es bleiben 6 eindeutige Werte.
10. Die Zeile mit dem zweiten Datensatz für R. Holt mit der Studenten-ID von ST348-252 wurde aus der Datenbank entfernt.
11. Klicken OK um das Meldungsfeld zu schließen

Zu diesem Zeitpunkt sollte die Beispieldatentabelle frei von allen doppelten Daten sein.