Die Datenüberprüfungsoptionen von Excel umfassen das Erstellen einer Dropdown-Liste, die die Daten, die in eine bestimmte Zelle eingegeben werden können, auf eine vordefinierte Liste von Einträgen begrenzt.
Wenn einer Zelle eine Dropdown-Liste hinzugefügt wird, wird ein Pfeil daneben angezeigt. Durch Klicken auf den Pfeil wird die Liste geöffnet und Sie können eines der Listenelemente auswählen, die in die Zelle aufgenommen werden sollen.
Die in der Liste verwendeten Daten können lokalisiert werden:
- im selben Arbeitsblatt wie die Liste
- in einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe
- in einer anderen Arbeitsmappe
Lernprogramm: Verwenden von Daten, die in einer anderen Arbeitsmappe gespeichert sind
In diesem Lernprogramm erstellen wir eine Dropdown-Liste mit einer Liste von Einträgen in einer anderen Arbeitsmappe.
Die Verwendung einer Liste von Einträgen in einer anderen Arbeitsmappe bietet unter anderem die Zentralisierung von Listendaten, wenn diese von mehreren Benutzern verwendet werden, und den Schutz der Daten vor versehentlichen oder beabsichtigten Änderungen.
Hinweis: Wenn die Listendaten in einer separaten Arbeitsmappe gespeichert sind, müssen beide Arbeitsmappen geöffnet sein, damit die Liste funktioniert.
Befolgen Sie die Schritte in den folgenden Lernabschnitten, um die Dropdown-Liste zu erstellen, zu verwenden und zu ändern, die der in der Abbildung oben gezeigten ähnelt.
Diese Anleitungen enthalten jedoch keine Formatierungsschritte für die Arbeitsblätter.
Das Beenden des Tutorials wird dadurch nicht beeinträchtigt. Ihr Arbeitsblatt sieht anders aus als das Beispiel auf Seite 1, aber die Dropdown-Liste liefert dieselben Ergebnisse.
Tutorial-Themen
- Dateien öffnen und Lernprogrammdaten speichern
- Zwei benannte Bereiche erstellen
- Öffnen des Dialogfelds zur Datenüberprüfung
- Datenquelle eingeben und Dropdown-Liste abschließen
- Ändern der Listenelemente
- Optionen zum Schutz der Dropdown-Liste
Übungsdaten eingeben
Zwei Excel-Arbeitsmappen öffnen
Wie bereits erwähnt, werden für dieses Lernprogramm die Daten für die Dropdown-Liste in einer anderen Arbeitsmappe als die Dropdown-Liste angezeigt.
Für dieses Tutorial gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie zwei leere Excel-Arbeitsmappen
- Speichern Sie eine Arbeitsmappe mit dem Namen Datenquelle.xlsx - Diese Arbeitsmappe enthält die Daten für die Dropdown-Liste
- Speichern Sie die zweite Arbeitsmappe mit dem Namen Dropdown-Liste.xlsx - Diese Arbeitsmappe enthält die Dropdown-Liste
- Lassen Sie beide Arbeitsmappen nach dem Speichern geöffnet.
Übungsdaten eingeben
- Geben Sie die folgenden Daten in die Zellen A1 bis A4 der ein Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe wie im Bild oben zu sehen.
-
A1 - Lebkuchen A2 - Zitrone A3 - Haferflocken Rosinen A4 - Schokochip
- Speichern Sie die Arbeitsmappe und lassen Sie sie geöffnet
- Geben Sie die folgenden Daten in die Zellen B1 der ein Dropdown-Liste.xlsx Arbeitsmappe.
-
B1 - Cookie-Typ:
- Speichern Sie die Arbeitsmappe und lassen Sie sie geöffnet
- Die Dropdown-Liste wird der Zelle C1 dieser Arbeitsmappe hinzugefügt
Zwei benannte Bereiche erstellen
Zwei benannte Bereiche erstellen
Mit einem benannten Bereich können Sie auf einen bestimmten Zellbereich in einer Excel-Arbeitsmappe verweisen.
Benannte Bereiche werden in Excel vielfach verwendet, einschließlich der Verwendung in Formeln und beim Erstellen von Diagrammen.
In allen Fällen wird ein benannter Bereich anstelle eines Bereichs von Zellbezügen verwendet, der die Position der Daten in einem Arbeitsblatt angibt.
Bei Verwendung in einer Dropdown-Liste in einer anderen Arbeitsmappe müssen zwei benannte Bereiche verwendet werden.
- Für die Listenelemente in der Arbeitsmappe, in der sich die Daten befinden, wird eines erstellt
- Eine zweite wird in der Arbeitsmappe erstellt, in der sich die Dropdown-Liste befindet. Dieser zweite benannte Bereich ist mit dem benannten Bereich in der ersten Arbeitsmappe verknüpft
Tutorial-Schritte
Der erste benannte Bereich
- Wählen Sie die Zellen A1 - A4 der aus Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe, um sie hervorzuheben
- Klicken Sie auf das Namensfeld über der Spalte A
- Geben Sie "Cookies" (keine Anführungszeichen) in das Namensfeld ein
- Drücken Sie die EINGEBEN Taste auf der Tastatur
- Zellen A1 bis A4 der Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe hat jetzt den Bereichsnamen Kekse
- Speichern Sie die Arbeitsmappe
Der zweite benannte Bereich
Dieser zweite benannte Bereich verwendet keine Zellverweise aus dem Dropdown-Liste.xlsx Arbeitsmappe.
Vielmehr wird es, wie erwähnt, mit der Kekse Bereichsname in der Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe.
Dies ist erforderlich, da Excel für einen benannten Bereich keine Zellverweise aus einer anderen Arbeitsmappe akzeptiert. Es wird jedoch ein anderer Bereichsname angegeben.
Das Erstellen des zweiten benannten Bereichs erfolgt daher nicht mit Namensfeld aber mit der Name Manager Option auf der Formeln Registerkarte des Farbbands.
- Klicken Sie in der Zelle auf die Zelle C1 Dropdown-Liste.xlsx Arbeitsmappe
- Klicke auf Formeln> Namensmanager auf dem Band, um das zu öffnen Name Manager Dialogbox
- Klicke auf das Neu Taste zum Öffnen der Neuer Name Dialogbox
- Geben Sie in der Zeile Name Folgendes ein: Daten
- In der Zeile Bezieht sich auf: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Klicken Sie auf OK, um den benannten Bereich zu vervollständigen und zum Dialogfeld Name Manager zurückzukehren
- Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Namensmanager zu schließen
- Speichern Sie die Arbeitsmappe
Öffnen des Dialogfelds zur Datenüberprüfung
Öffnen des Dialogfelds zur Datenüberprüfung
Alle Datenüberprüfungsoptionen in Excel, einschließlich Dropdown-Listen, werden im Dialogfeld Datenüberprüfung festgelegt.
Neben dem Hinzufügen von Dropdown-Listen zu einem Arbeitsblatt kann die Datenvalidierung in Excel auch verwendet werden, um den Datentyp zu steuern, der in bestimmte Zellen eines Arbeitsblatts eingegeben werden kann.
Tutorial-Schritte
- Klicken Sie auf die Zelle C1 der Dropdown-Liste.xlsx Arbeitsmappe, um sie zur aktiven Zelle zu machen - hier befindet sich die Dropdown-Liste
- Klicke auf das Daten Registerkarte des Menübandmenüs über dem Arbeitsblatt
- Klicke auf das Datenvalidierung Symbol in der Multifunktionsleiste, um das Dropdown-Menü zu öffnen
- Klicke auf das Datenvalidierung Option im Menü, um das Dialogfeld Datenüberprüfung zu öffnen
- Lassen Sie das Dialogfeld für den nächsten Schritt des Lernprogramms geöffnet
Verwenden einer Liste zur Datenüberprüfung
Auswahl einer Liste zur Datenüberprüfung
Wie bereits erwähnt, gibt es neben einer Dropdown-Liste eine Reihe von Optionen zur Datenvalidierung in Excel.
In diesem Schritt wählen wir die Liste Option als Typ der Datenvalidierung, die für Zelle D1 des Arbeitsblatts verwendet werden soll.
Tutorial-Schritte
- Klicke auf die Einstellungen Registerkarte im Dialogfeld
- Klicken Sie auf den Abwärtspfeil am Ende des ermöglichen Zeile, um das Dropdown-Menü zu öffnen
- Klicke auf Liste Wählen Sie eine Dropdown-Liste für die Datenüberprüfung in Zelle C1 aus und aktivieren Sie die Quelle Zeile im Dialogfeld
Datenquelle eingeben und Dropdown-Liste abschließen
Da sich die Datenquelle für die Dropdown-Liste in einer anderen Arbeitsmappe befindet, wird der zuvor benannte zweite Bereich in die Datenbank eingefügt Quelle Zeile im Dialogfeld.
Tutorial-Schritte
- Klicke auf das Quelle Linie
- Geben Sie "= Data" (keine Anführungszeichen) in die Source-Zeile ein
- Klicken OK um die Dropdown-Liste zu vervollständigen und die Datenvalidierung Dialogbox
- Ein kleines Pfeil nach unten Symbol auf der rechten Seite der Zelle C1
- Wenn Sie auf den Abwärtspfeil klicken, wird die Dropdown-Liste mit den vier in den Zellen A1 bis A4 des Cookies eingetragenen Namen angezeigt Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe
- Durch Klicken auf einen der Namen sollte dieser Name in Zelle C1 eingegeben werden
Ändern der Dropdown-Liste
Ändern der Listenelemente
Um die Dropdown-Liste mit den Änderungen in unseren Daten auf dem neuesten Stand zu halten, müssen Sie möglicherweise die Auswahl in der Liste regelmäßig ändern.
Da haben wir eine benannter Bereich Als Quelle für unsere Listenelemente anstelle der tatsächlichen Listennamen ändern Sie die Cookie-Namen im benannten Bereich in den Zellen A1 bis A4 der Datenquelle.xlsx Die Arbeitsmappe ändert sofort die Namen in der Dropdown-Liste.
Wenn die Daten direkt in das Dialogfeld eingegeben werden, müssen Sie zur Änderung der Liste zurück in das Dialogfeld gehen und die Quellzeile bearbeiten.
In diesem Schritt werden wir uns ändern Zitrone zu Shortbread in der Dropdown-Liste durch Ändern der Daten in Zelle A2 des genannten Bereichs in der Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe.
Tutorial-Schritte
- Klicken Sie in der Zelle auf A2 Datenquelle.xlsx Arbeitsmappe (Lemon), um sie zur aktiven Zelle zu machen
- Art Shortbread in Zelle A2 und drücken Sie die Eingabetaste auf der Tastatur
- Klicken Sie auf den Abwärtspfeil für die Dropdown-Liste in der Zelle C1 der Dropdown-Liste.xlsx Arbeitsmappe, um die Liste zu öffnen
- Punkt 2 in der Liste sollte jetzt lesen Shortbread anstatt Zitrone
Optionen zum Schutz der Dropdown-Liste
Optionen zum Schutz der Dropdown-Liste
Da sich unsere Daten in einem anderen Arbeitsblatt befinden als die Dropdown-Listenoptionen, stehen folgende Optionen zum Schutz der Listendaten zur Verfügung:
- Schützen Sie das Arbeitsblatt, bei dem die Zellen A1 bis A4 auf Blatt 2 gesperrt sind
- Anfordern eines Kennworts zum Ändern der Arbeitsmappe
- Arbeitsmappe öffnen als Schreibgeschützt
